Suosi­tuk­set tilai­suuk­sien järjes­tä­mi­sestä, touko­kuu 2020

Julkaistu: 15.05.2020

Puolue suosit­taa jatka­maan tilai­suuk­sien järjes­tä­mistä etänä myös 1.6. alkaen ja alle 50 hengen tilai­suuk­sissa. Suosi­tus on voimassa tois­tai­seksi.

HALLITUKSEN KOKOUKSET
Halli­tuk­sen kokouk­set suosi­tel­laan pidet­tä­väksi edel­leen etäyh­teyttä käyt­täen. Ohjeita kokouk­seen löytyy puolu­een verk­ko­si­vuilta: https://www.kokoomus.fi/tukea-yhdistysten-etatyoskentelyyn/

SÄÄNTÖMÄÄRÄISET KOKOUKSET
Laki (290/​2020) väliai­kai­sesta poik­kea­mi­sesta osakeyh­tiö­laista, asunto-osakeyh­tiö­laista, osuus­kun­ta­laista, yhdis­tys­laista ja eräistä muista yhtei­sö­la­eista Covid-19 epide­mian leviä­mi­sen rajoit­ta­mi­seksi.

Lain tiivis­telmä

Väliai­kai­nen laki tuli voimaan 1.5.2020. Laki sallii sään­tö­mää­räis­ten kokous­ten siir­tä­mi­sen sään­tö­jen aika­ra­jo­jen estä­mättä 30.9.2020 saakka. Tätä mallia puolue on jo suosit­ta­nut ja näin on toimittu. Lisäksi laki sallii sään­tö­mää­räis­ten kokous­ten järjes­tä­mi­sen etäyh­teyttä käyt­täen, vaikka sään­nöt eivät tätä sallisi ja yhdis­tyk­sellä ei ole päätet­tyä äänes­tys- ja vaali­jär­jes­tystä. Kokouk­sen siirto tai etäyh­tey­den käyttö on kunkin yhdis­tyk­sen halli­tuk­sen päätet­tä­vissä oleva asia. Etäyh­teyttä pidet­tyyn kokouk­seen voidaan velvoit­taa ennak­koil­moit­tau­tu­mi­nen. Laissa anne­taan mahdol­li­suus myös sään­tö­mää­räi­sen kokouk­sen pitä­mi­seen valtuuk­sen saaneita asia­mie­hiä käyt­täen.

Puolu­een suosi­tuk­set

  1. Puolue suosit­taa ensi­si­jai­sesti sään­tö­mää­räis­ten kokous­ten siir­tä­mistä aikaan, jolloin kokous­ten pitä­mi­nen on fyysi­sesti mahdol­lista terveys turva­ten.
  2. Mikäli jokin erityi­nen asia sitä vaatii, tois­si­jai­sena vaih­toeh­tona puolue suosit­taa kokouk­sen pitä­mistä etäyh­teyttä käyt­täen.
  3. Puolue ei suosita nykyistä laajem­pien valtuu­tuk­sien anta­mista jäsen­ten asiamiehille/​kokousedustajille. Puolue ei tule ohjeis­ta­maan tätä asiaa.

Suosi­tuk­sia sään­tö­mää­räi­sen etäko­kouk­sen järjes­tä­mi­seksi

Puolue suosit­taa kokouk­sen siir­tä­mistä. Mikäli kokous pääte­tään pitää etäyh­teyttä käyt­täen, ohessa on suosi­tuk­sia kokouk­sen pitä­mi­selle.

Huomaat­te­han että mikäli kokouk­sessa on odotet­ta­vissa henki­lö­vaa­leja ja/​tai äänes­tyk­siä sulje­tuin lipuin, suosi­tamme ettei kokousta pidetä etäyh­teyttä käyt­täen. Mikäli kokouk­sessa on odotet­ta­vissa henkilövaaleja/​suljettuja lippu­ää­nes­tyk­siä ja kokouk­sen osanot­ta­ja­määrä on alle 50, voidaan kokous pitää 1.6. alkaen fyysi­sesti kokous­taen, mutta huomioi­den turva­vä­lit ja mahdol­li­suuk­sien mukaan ulko­ti­loja hyödyn­täen.

Halli­tuk­sen tehtä­vät ennen kevät­ko­kousta

(halli­tuk­sen kokous suosi­te­taan pidet­tä­väksi etäyh­teyttä käyt­täen)
-halli­tus kutsuu sään­tö­mää­räi­sen (kevät- tai varsi­nai­nen) kokouk­sen koolle ja määrää kokouk­sen ajan, paikan ja muodon (valit­see käytet­tä­vän tekni­sen väli­neen)

*Kutsu toimi­te­taan määrä­ajassa. Suosit­te­lemme otta­maan käyt­töön ennak­koil­moit­tau­tu­mi­sen varsin­kin suurissa kevät­ko­kouk­sissa jäsen­mak­su­jen tarkis­ta­mi­sen vuoksi. Ilmoit­tau­tu­mi­saika voi olla enin­tään viikon mittai­nen, mutta aika suosi­tel­laan jätet­tä­vän mahdol­li­sim­man lyhyeksi eli sellai­seksi, kun yhdis­tys arvioi mene­vän jäsen­mak­su­jen maksa­mi­sen tarkas­ta­mi­seen. Useissa yhdis­tyk­sissä tämä onnis­tu­nee yhdessä tai kahdessa päivässä. Normaa­liin määrä­ai­kaan lisä­tään tämän ilmoit­tau­tu­mi­sen aika. Esim. Normaali määrä­aika 1 vko, ilmoit­tau­tu­mi­nen 2 pv => Kutsu lähe­te­tään 9 vrk ennen kokousta.

*Kokouk­sen muotoa vali­tessa tulee arvioida mitä väli­nettä jäse­nis­tön on toden­nä­köi­sim­min mahdol­lista käyt­tää. Yksi mahdol­li­nen väline on Teams. Olisi hyvä valita järjes­telmä, jossa on mahdol­li­suus kuva- ja ääniyh­tey­teen. Suurem­missa kokouk­sissa on hyvä olla mahdol­li­suus myös kirjoi­tus­toi­min­toon esimer­kiksi puheen­vuo­ro­pyyn­töjä varten.

*Kutsun yhtey­dessä tulee toimit­taa tarkat ohjeet kokouk­sen tekni­sen järjes­tel­män käytöstä. Kutsuun on hyvä lait­taa ohjeet ja yhteys­tie­dot keneen voi olla yhtey­dessä ennen kokousta yhtey­den ja käytön varmis­ta­mi­seksi. Halli­tuk­sen tulee varmis­tua, että jokai­nen kokouk­seen oikeu­tettu voi myös tosia­sial­li­sesti osal­lis­tua kokouk­seen.

  • halli­tus käsit­te­lee halli­tuk­sen kokouk­sessa kevät­ko­kouk­sessa esitel­tä­vät asiat ja esit­tää niitä kevät­ko­kouk­selle

*Toimin­ta­ker­to­mus laadi­taan ja hyväk­sy­tään normaa­liin tapaan.
* Halli­tus hyväk­syy tilin­pää­tök­sen. Tilin­pää­tös voidaan alle­kir­joit­taa sähköi­sesti. Halli­tuk­sen on varmis­tet­tava etukä­teen tilin­tar­kas­ta­jilta tai toimin­nan­tar­kas­ta­jilta sähköi­sen alle­kir­joi­tuk­sen hyväk­syt­tä­vyys ja on hyvä kertoa tässä yhtey­dessä mitä alle­kir­joi­tus­jär­jes­tel­mää halli­tus aikoo käyt­tää. Esimerkki useim­mille sovel­tu­vasta järjes­tel­mästä on Sign­hero.
*Tilin­pää­tös lähe­te­tään tilintarkastajille/​toiminnantarkastajille tarkas­tet­ta­vaksi ja he anta­vat ja lähet­tä­vät tilintarkastuskertomuksen/​toiminnantarkastuskertomuksen.
Huomaat­te­han tehdä kaikki valmis­te­le­vat toimet hyvissä ajoin. Kokouk­sessa käsi­tel­tä­vät liit­teet on hyvä lähet­tää kokous­kut­sun yhtey­dessä suju­van kokouk­sen varmis­ta­mi­seksi.

  • samaan tapaan halli­tus valmis­te­lee kaikki esitys­lis­talle tule­vat asiat

Huomioi­ta­via asioita:

  • äänioi­keus on jäsen­mak­sunsa maksa­neilla jäse­nillä. Jäsen­mak­su­jen tarkis­ta­mi­seen on hyvä varata pieni määrä­aika ennen kokousta.
  • kokouk­sen aikana on syytä olla nimet­tynä tekni­nen tuki­hen­kilö
  • kokouk­sen aluksi tulee toden­taa selvästi ketkä kokouk­sessa ovat paikalla kokous­ti­lassa ja ketkä etäyh­tey­dellä sekä saat­taa se osal­lis­tu­jien tietoon
  • asia­ää­nes­tyk­set tulee kokouk­sessa tehdä avoi­mena äänes­tyk­senä esimer­kiksi kokouk­sen kommen­toin­ti­ken­tässä tai nimen­huu­to­tek­nii­kalla (puheen­joh­taja sanoo edus­ta­jan nimen, edus­taja sanoo kantansa JAA/​EI). Tästä käytän­nöstä kannat­taa sopia ja tiedot­taa ennen kokousta.
  • ennen kokousta tulee sopia, miten kokouk­sessa pyyde­tään puheen­vuo­roa. Tieto kannat­taa lähet­tää osal­lis­tu­jille jo ennen kokousta.
  • kokouk­sessa näytet­tä­vät esityk­set (esim. Power­point) kannat­taa valmis­tella hyvissä ajoin ja varmis­taa niiden tekni­nen toimi­vuus
  • ennen kokousta kannat­taa sopia ja vastuut­taa rooli­jaot kokouk­sessa ja jakaa vastuita riit­tä­västi. Erik­seen kannat­taa nimetä tekni­nen tuki, esitys­ten näyt­tä­mi­sestä vastaava henkilö jne. Em. tehtä­viä ei tule jättää kokouk­sen puheen­joh­ta­jan tehtä­väksi, jotta hän voi keskit­tyä kokouk­sen johta­mi­seen.

Henki­lö­vaa­lit

Puolue suosit­taa, että kokousta ei pidetä etäyh­teyttä käyt­täen, mikäli kokouk­sessa on enna­koi­ta­vissa henki­lö­vaa­leja ja/​tai äänes­tyk­siä sulje­tuin lipuin.

Mikäli kokouk­sessa tulee yllät­täen tilanne, jossa suljet­tua lippu­ää­nes­tystä vaadi­taan, suosi­tuk­sena on, että kokouk­sen puheen­joh­taja (tai muu ääni­val­tai­nen kokouse­dus­taja) esit­tää asian jättä­mistä pöydälle tai siir­ret­tä­väksi jatko­ko­kouk­seen. Asiasta voidaan tarvit­taessa äänes­tää avoi­mella äänes­tyk­sellä enem­mis­tö­pää­tök­sellä.